作者：哒咔办公 2015-11-13 10:32:21
对我们大部分人而言，会议是每天中效率较低的部分。然而，许多人每天仍要参加多次会议。会议文化往往会带来更多的会议。这造成了恶性循环，不利于我们的效率和精神。如何让会议更便捷呢？我们来看看以下方法……
对我们大部分人而言，会议是每天中效率低的部分。然而，许多人每天仍要参加多次会议。会议文化往往会带来更多的会议。这造成了恶性循环，不利于我们的效率和精神。
如何让会议更便捷呢？我们来看看以下方法：
停止例会
任何日程表上较糟糕的部分就是例会，或者说“签到会”。在这样的会议上，每个人轮流介绍一周的进展。这完全是浪费时间，而经理们召开这些会议主要是为了保证下属都在有效地工作。
实际上，每个人介绍的进展只与会议室中的一两个人有关，而其他人只是在等待轮到自己发言。可以用即时消息应用、小组站会和电子邮件同步来取代这些会议。例如在哒咔办公的“沟通“模块，建立一个个项目讨论组，每周例会都可以在里面逐个发言汇报工作，会议总结也可以通过哒咔办公共享。
慎重安排一对一对话
许多经理都忙于参加各种会议，因此常常会取消或重新安排与下属的一对一对话。在经理们的日程表上，一对一对话实际上很重要，尤其是对下属而言。
作为经理，你需要做出决策，解决下属面临的障碍，使他们感到愉快、有价值。准时参加会议可以向下属表明，他们很重要，受到尊重。
会议都需要有一名负责人
这样的负责人应当介绍会议的目的和日程，确定决策者，安排后续跟进，以及发送会议记录。不应该有人问：“这是谁开的会？”在负责人没有确定的情况下，不要召开会议，否则你要决定自己担任这样的角色。
提前发布会议目的和流程
会议上需要做出什么决定？谁需要参加会议？在人们走进会议室之前，他们应当知道为何要参加会议，以及他们需要讨论出什么样的结果。鼓励员工用脚投票：允许他们拒绝目的、负责人和流程不清晰的会议。
在哒咔办公上有一个非常有意思的功能——会议管理，您可以在上面新建会议，写明会议的标题以及简介，然后添加参与人员，这样每一个与会人员都会收到会议推送，可以详细查看都有哪些人参加会议以及会议的目的内容。
控制会议规模
在理想情况下，参加会议的人不应多5人。研究表明，如果有7人同处一间会议室，那么效率将会下降。对于某些会议，不同团队只需派代表参加，而不必全员参加。如果你不清楚如何与较小的团队开会，那么请重新思考你的目的，并进行任务划分。
当然，大型团队的会议除外（例如哒咔办公的需求讨论会）。对于这类会议，请预先确定发言人，确保将大部分时间留给问答环节。
思考每次会议的机会成本
某次会议将给公司带来什么样的成本？例如，让16个人参加2小时的会议将消耗32人/小时的人力资源，这接近于 1人一周的全部工作时间。是这样的会议更有价值，还是让一名员工工作一周更有价值？你应当向所有人宣传开会的成本，并使用定时器来衡量。
如果会议议程完成，那么提前结束会议
在许多会议上，如果提前20分钟结束讨论，那么很可能会有人说：“还有20分钟，我们来聊点别的什么？”这非常愚蠢。如果你乘坐的车可以提前15分钟到家，那么为何你还要在路上耽搁15分钟？如果能提前完成会议的目标，那么可以提前结束会议。
