哒咔办公事业单位解决方案：宽严相济的考勤管理艺术

作者：哒咔办公  2016-09-26 14:42:12

背景导入

市场研究机构IDC数据显示，2015年到2018年，全球云计算服务市场平均每年将增长26%，而我国年复合增长率将接近45%。中国云计算市场高速发展，政府政策是重要驱动力之一。作为互联网变革的重要力量，云计算一直受到政府相关部门的重视。近年来，《国务院关于促进云计算创新发展培育信息产业新业态的意见》、《云计算综合标准化体系建设指南》等产业相关文件相继出台。

在产业政策的驱动下，政企用户对云计算的需求也越来越强烈，一方面是使用信息化手段精简流程、优化服务，另一方面是如何进一步提升内部管理效能。  

公司概况

中国科学技术协会于1958年成立，是中国科学技术工作者的群众组织。

中国科协信息中心是中国科学技术协会直属事业单位。其宗旨和业务范围是：承担中国科协计算机网络平台的规划、建设和维护；建设中国科协信息化体系，承担科协系统信息资料数据库的建设和维护；开展信息业务培训与咨询；承担机关信息化建设和科普网络建设职责；为科协工作和社会提供信息服务等。

中国科协信息中心内设机构6个：办公室、综合业务处、信息处、网络技术处、应用项目处和影像档案处。

管理挑战

1）员工没有签到习惯

中国科协信息中心成立于1992年，在此后的20年里没有实行过签到，员工对于上下班打卡接受度不高。2014年初，科协信息中心调研了其它一些单位的考勤制度，发现大部分使用指纹机或人脸识别系统，不但成本较高，还需要布线施工、工程量很大。

2）智能手机普及度低

科协信息中心部分员工年纪较大，平时不使用智能手机。手机考勤app推广起来有一定难度。

3）工作时制不一

特殊情况员工，如处于哺乳期的女性员工，依照《劳动法》使用弹性工作制，每天工作时间满足6小时即可，无需坐班。这部分员工的考勤记录比较琐碎，容易出现错误。

解决方案

为提升自身管理水平，中国科协信息中心从2014年3月开始全员工使用上市公司久其软件旗下的移动办公产品——哒咔办公。相比传统考勤机器，哒咔办公基于SaaS平台，采用阿里云服务器，简单易部署，成本也更低。

1）两种打卡方式

刚开始使用时，由于部分员工没有配备智能手机，哒咔办公团队研发了一款利用NFC功能进行刷卡的应用——“哒咔考勤机”­­——并将其内置于移动平板设备，员工只需用员工卡靠近平板设备即可打卡。而使用智能手机的员工只要下载“哒咔办公”app即可一键签到，更加便捷。

“哒咔考勤机”和哒咔办公app使用统一管理后台，两种方式结合可满足不同年龄段员工需求。

随着智能手机的普及，现在科协信息中心绝大多数员工都更倾向于使用手机签到，只有在手机故障或者忘带的情况下才使用“哒咔考勤机”。

2）宽严并济

科协信息中心的大部分员工正常坐班，而处于哺乳期或其它特殊情况的员工则使用弹性工作制。管理者可以在哒咔办公后台把员工分组，自行设置。

对于坐班制员工，上班时间设置为周一到周五的8:00-17:00。对于小部分员工的弹性工作规则，需设置员工必须在岗的“核心工作时间”，用于同事间的沟通协作；以及可以自主选择的“弹性工作时间”，根据自己的需求安排工作、选择上下班时间，每天达到要求的工作时长就算全勤。坐班制与弹性工作制并行，既严肃出勤纪律、保证工作效率，又体现了单位对员工的关怀。

在日常的考勤记录中，哒咔办公app的员工账号与手机号绑定，杜绝代打卡。而哒咔考勤机设于办公室主任的办公室里，也避免了员工间帮忙刷卡作弊。另外，员工的加班、请假、出差都在手机端申请，主管也可在手机端审批，月末考勤报表一目了然。

在详细记录考勤的同时，哒咔办公也提供人性化的管理需求。根据科协信息中心的后台设置，只要员工处于距办公楼方圆500米之内的区域即可签到成功，无需一定要到达工位才能打卡。另外，管理者还可根据员工的工作年限和表现设置福利假期。

使用效果

“我们原来没有打过卡，使用哒咔办公后，有种一步迈进共产主义的感觉，还比传统考勤机省了几万块钱”，中国科协信息中心的李先生半开玩笑的说， “哒咔办公系统很稳定，新的需求也能很好地满足，考勤也非常人性化，员工接受起来很容易。我们会一直使用下去。”